EL ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL
UN OFICIO INCOMPRENDIDO.Una propiedad horizontal de vivienda es como una pequeña ciudad y el administrador su alcalde, con sus ventajas y a veces inconvenientes propios de la convivencia. En las pequeñas copropiedades que manejan bajos presupuestos la cosa se complica para la administración si partimos del hecho que por economía son manejados con escasos recursos técnicos y laborales.
En este caso el administrador hace las veces de administrador, secretario, mensajero, tramitador, contador, tesorero, conciliador y representante legal con todas las responsabilidades inherentes a su cargo. Solo le falta hacer milagros y no es mentira que a veces se los piden.
Es claro que se llega a este cargo por elección democrática de la asamblea general ordinaria de copropietarios y lo menos que se espera es el acatamiento a esta decisión y a la colaboración y diálogo respetuoso entre copropietarios y administración.
A veces esto no ocurre y desdichadamente el administrador es blanco de críticas ácidas, malintencionadas y hasta irrespetuosas. La responsabilidad en este tipo de propiedades es inmensa y la retribución por no decir que nula es exigua, por lo que quien tome estas riendas lo debe hacer más por espíritu de servicio.
En los tiempos de tranquilidad y paz el administrador puede ser el héroe digno de todo aprecio y aplauso, pero en cuanto surge algún inconveniente se convierte en el detestable objeto de ataques inmerecidos en el que algunos desahogan su ira. Oficio incomprendido, más por el hecho del desconocimiento de sus reales funciones y responsabilidades, aquí publicamos un interesante artículo muy ilustrativo de sus obligaciones y responsabilidades, estas últimas de susto por lo comprometedoras. En nustra copropiedad en general hemos gozado de buenas administraciones en sus 12 años de existencia, veamos la nota:
Definicion:
El Administrador es el REPRESENTANTE LEGAL de la copropiedad, y para ese efecto tiene facultades de ejecucion, conservacion, representacion y recaudo, de manera que con sujeccion a las leyes y a las costumbres civiles y mercantiles, reune en si las funciones y atribuciones de GERENTE, TESORERO, MANDATARIO, y DEPOSITARIO, suceptibles de ejercicio personal unico o delegable parcialmente bajo su responsabilidad.
PERFIL:
Antes de la Ley 675 de 2001, al no existir una definicion suficientemente clara del cargo, los "Administradores de Propiedad Horizontal" formaban un grupo heterogeneo, donde podiamos encontrar desde pensionados y amas de casa, sin ninguna preparacion previa, hasta profesionales especializados, por lo que no se podia hablar con propiedad de un "Perfil" del Cargo.
Ahora, no solo por las nuevas normas legales, (la ley exige que el Administrador acredite su idoneidad para ejercer este cargo), sino porque la misma evolucion de la sociedad y de la Propiedad Horizontal han hecho indispensable la profesionalizacion de quienes tienen a su cargo y bajo su responsabilidad el patrimonio, el bienestar, la tranquilidad y la seguridad de toda una comunidad de copropietarios, podemos decir que se requiere un alto y especifico Perfil.
Se debe entonces buscar un Administrador con perfil Gerencial, Ejecutivo, con capacidades de direccion y administracion de recursos humanos, conocimientos especificos en Contabilidad y Administracion de Propiedad Horizontal, manejo y liderazgo de Comunidades, amplio conocimiento del Regimen Laboral, y de la Legislacion de Propiedad Horizontal, solucion de conflictos, etc.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR:
La ley 675 de 2001, define asi las Funciones Basicas para los Administradores de Propiedad Horizontal: (Articulo 51)
1- Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.
2- Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.
3- Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.
4- Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
5- Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.
6- Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal.
7- Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.
8- Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.
9- Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
10- Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
11- Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones.
12- Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta Ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas.
13- Expedir paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.
14- Las demás funciones previstas en la presente Ley y en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios.
Otras funciones del Administrador, que si bien no estan contenidas en la ley ni en muchos reglamentos, pero que nacen de su propia naturaleza, tienen que ver con la educacion de la Comunidad, la permanente informacion respecto a temas como la convivencia, la Seguridad, las normas legales, y en general todas las cuestiones que competan a la comunidad de copropietarios.
ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL:
Como Representante Legal, Gerente y Tesorero de la Copropiedad, el Administrador puede definirse como la primera Autoridad Civil de la Comunidad de copropietarios o como el Organo Ejecutivo de la Copropiedad. (La Asamblea y el Consejo, en donde este exista, serian entonces el "Poder Legislativo)
En consecuencia el Administrador cuenta con atribuciones suficientes para utilizar los recurso humanos, los bienes, los recursos logisticos, y los fondos de la copropiedad, en beneficio y para el servicio racional de la misma, con ajuste a las leyes y reglamentos, pudiendo entonces tomar las medidas tendientes a garantizar el normal funcionamiento de la copropiedad, ordenar y ejecutar el gasto de acuerdo a un presupuesto aprobado por la asamblea, tomar las medidas necesarias para mantener en buen estado los bienes, equipos y edificaciones de la comunidad, etcetera.
Teniendo en ciuenta que la ley es muy clara al establecer las responsabilidades del Administrador, ("Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal" - Ley 675 de 2001, Articulo 50) es logico que se le deben respetar sus atribuciones, sin pretender "Coadministrar" junto con el, a no ser que expresamente se asuma la responsabilidad de tal "Coadministracion" y se le exonere de toda responsabilidad. No seria justo despojar al Administrador de sus atribuciones dejandole con toda la responsabilidad, pues esta ultima nace precisamente de las primeras: Son las Atribuciones y el poder de ejercerlas las que en definitiva generan unas obligaciones y una responsabilidad.
Como puede verse, no es sencillo conseguir un Profesional que reuna todos los requisitos, y de conseguirse, seguramente sus honorarios seran de un alto rango, lo que no todas las copropiedades pueden costear.
La mejor alternativa es entonces, contratar una Empresa Especializada, lo que nos proporcionara todo un equipo de profesionales que estaran al servicio de la Copropiedad: Administradores, Contadores, Abogados, Arquitectos, Ingenieros...
Ademas, las Empresas Especializadas reparten los costos entre muchos clientes, por lo que las tarifas finales son mas economicas en proporcion a la cantidad y calidad de los servicios que se obtienen.
Eso si, debemos cuidarnos de las empresas piratas, de las empresas improvisadas, de las "empresas de papel" ya que no ofrecen ninguna garantia, y escoger solo a aquellas de probada idoneidad, de reconocida trayectoria y que cumplan con todos los requisitos de ley.
Es muy mala politica y resulta muy costoso a mediano y largo plazo, tratar de economizar delegando la Administracion en inexpertos e informales, que con sus errores pueden llevar a una copropiedad a la quiebra.
NOMBRAMIENTO, FORMA DE CONTRATO, GARANTIAS:
El nombramiento del Administrador lo hace la Asamblea General, excepto en aquellas copropiedades en las que existe el "Consejo de Administracion" donde sera este quien haga el nombramiento, de acuerdo con el aticulo 50 de la Ley 675 de 2001. Sinembargo, en nuestro concepto, esto no implica que no pueda la Asamblea nombrarlo si asi lo desea. (Lea mas sobre este tema en "¿Quien nombra al Administrador?")
El Contrato debe ser por "Prestacion de Servicios", y en ningun caso debe ser un contrato laboral. El Presidente de la Asamblea General, o el Presidente del Consejo, donde este organo exista, sera quien firme el contrato a nombre de la copropiedad. En este se deben fijar claramente las condiciones, especialmente en todo lo referente a honorarios, Polizas, vigencia, etcetera.
El Administrador debe constituir garantia, mediante una poliza de seguro, cuyo valor asegurado corresponda al valor del presupuesto del año para el cual se suscribe el Contrato. Fuente:
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